Meningkatkan Indeks SPBE, Diskominfo Luncurkan Aplikasi E-Layang

Sosialisasi oleh Diskominfo tentang Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) melalui aplikasi e-Layang di Ruang Penjawi Sekretariat Daerah (Setda) Kabupaten Pati (Foto: humassetdapati/instagram)

Sekretariat Daerah, PATI KOTA – Dinas Komunikasi dan Informasi (Diskominfo) Kabupaten Pati mensosialisasikan Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) melalui aplikasi e-Layang di Ruang Penjawi Sekretariat Daerah (Setda) Kabupaten Pati, Selasa (7/5/2019). Sosialisasi tersebut bertujuan untuk meningkatkan indeks Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

Sosialisasi tersebut diikuti 161 peserta yang terdiri atas Kepala Organisasi Perangkat Daerah (OPD), camat, dan Kepala Bagian di lingkungan Setda. Kegiatan ini pun dihadiri Bupati Pati Haryanto, Wakil Bupati Pati Saiful Arifin, dan Sekretaris Daerah Kabupaten Pati Suharyono.

e-Layang merupakan suatu inovasi dalam mengembangkan pemerintahan elektronik (e-Government).  e-Government dijalankan melalui penggunaan teknologi informasi untuk meningkatkan hubungan antar OPD dan pihak lain dalam penyelenggaraan pemerintahan.

“Indeks SPBE Kabupaten Pati  sebesar 2,76 dikategorikan masih cukup,” tandas Indriyanto Kepala Diskominfo dalam sosialisasinya.

Penerapan e-Layang untuk seluruh OPD akan dimulai pada bulan Oktober 2019, dan  diujicobakan pada empat OPD pilot project, yakni Setda, Dinas Kelautan dan Perikanan (DKP), Badan Kepegawaian, Pendidikan, dan Pelatihan (BKPP), dan Diskominfo.

“Setelah ini, mulai 8 hingga 15 Mei akan ada Bimtek e-Layang di empat OPD pilot project. Kemudian, Juni mendatang Bimtek di seluruh OPD sebagai pengenalan awal. Paling lambat, Oktober 2019 e-Layang sudah diimplementasikan seluruh OPD,” tambahnya.

Teknologi informasi merupakan suatu kebutuhan untuk menjawab tantangan ke depan, di mana sudah tak ada lagi batasan ruang dan waktu. Penggunaan teknologi informasi juga dapat menghasilkan hubungan bentuk baru, seperti Government to Citizen (G to C), Government to Business (G to B), dan Government to Government (G to G).

“Beberapa manfaatnya antara lain adalah terwujudnya percepatan pemerintahan elektronik. Pemanfaatan TNDE akan mendukung tata kelola pemerintahan yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi, sehingga meningkatkan indeks SPBE,” tambah Indriyanto.

e-Layang diharapkan bisa meningkatkan efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan, untuk terwujudnya dukungan reformasi birokrasi aparatur pemerintahan Kabupaten Pati, serta memudahkan pengelolaan naskah dinas.

“Penerapan TNDE akan meningkatkan keamanan dalam penyimpanan naskah dinas serta keakuratan dan kecepatan dalam pencarian naskah dinas juga memberi manfaat penghematan sumber daya, tenaga, kertas, waktu, dan biaya karena mengurangi jumlah naskah dinas yang harus dicetak,” imbuhnya.

Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)

Naskah dinas elektronik merupakan naskah dinas  yang ada dalam komunikasi mengunakan teknologi informasi, dan informasi yang dilakukan terekam dalam media elektronik. Tata Naskah Dinas Elektronik atau disingkat dengan TNDE diatur didalam peraturan Mentri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MenPAN-RB) No. 06 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Pemerintahan.

Pengelolaan arsip elektronik pada hakekatnya mengelola informasi yang terkandung didalamnya. Dalam pengelolaan arsip elektronik perlu diperhatikan kemampuan perangkat keras dan perangkat lunak yang hendak digunakan.

Sovia Rosalin dalam bukunya Manajemen Arsip Dinamis mengungkapkan, perbedaan komponen arsip konvensional dengan arsip elektronik yang pertama dari segi kabinet arsip konvensional berbentuk rak atau lemari arsip, sedangkan elektronik berkabinet virtual yang dibuat database. Kedua, map konvensional berbentuk map fisik dalam rangka untuk menyimpan lembaran surat/ arsip sedangkan virtual berbentuk map virtual atau folder dalam rangka menyimpan file dokumen elektronik. Dan yang ketiga arsip konvensional berbentuk lembaran surat/arsip hardcopy sedangkan virtual berbentuk lembaran arsip/surat yang sudah ditransfer ke dalam media baru.

Meskipun dengan pemanfaatan teknologi komputer membantu dalam proses penyimpanan data (arsip), proses menemukan kembali data (arsip), dan menghasilkan keluaran berupa print out, tetapi instansi harus tetap menyimpan fisik arsip. Informasi yang terkandung dari arsip dapat dikomputerkan tetapi fisik arsip tetap ada yang dipergunakan sebagai bukti otentik apabila terdapat masalah yang berkaitan dengan hukum.